효과적인 보고서 작성을 위한 꿀팁

1. 요약

• 이 리포트는 청와대 비서실에서 발간한 보고서 작성법을 바탕으로 보고서 작성의 기본 원칙과 실질적인 방법론을 제시합니다. 보고서 작성의 중요성과 필요성을 강조하며, 효율적인 의사소통과 정책 결정 지원에 중점을 둡니다. 보고서의 문제로는 양식의 미흡, 내용의 충실성 부족, 완결성 문제 그리고 문제의식 부재가 있으며, 이를 개선하기 위한 표준 절차와 서식을 설명합니다. 보고서의 제목 및 목차 작성, 내용의 명확성과 간결성, 그리고 전문용어 사용 시 유의사항을 강조하여 읽기 쉬운 보고서를 작성하는 방법을 안내합니다. 또한 정책보고서, 상황 및 정보 보고서, 회의 보고서, 행사 보고서 등 각 유형에 맞는 작성 방법을 구체적으로 설명하여 독자의 보고서 작성 능력을 향상시키고자 합니다.

2. 보고서 작성의 배경 및 필요성

• 2-1. 효율적인 의사소통을 위한 보고서 작성의 중요성

• 보고서 작성 능력은 효율적인 의사소통과 업무 생산성 향상에 필수적인 요소로, 중앙 및 지방의 주요한 정책 결정은 각종 보고서를 통해 이루어집니다. 그러나 현재 생산되는 보고서 형식은 구성원의 숫자만큼 다양하고, 보고서 작성 및 처리 과정은 현실에 부합하지 않는 상황입니다. 이에 대통령 비서실에서는 '보고서 품질 향상 연구팀'이라는 혁신 동아리를 발족하였습니다. 이 팀은 '보고서 작성 매뉴얼'을 만들어 전 부처에 보급하여 사용하고 있으며, 보고서의 형식 및 내용의 질적 향상을 목표로 하고 있습니다.

• 2-2. 보고서 품질 향상 연구팀 발족 배경

• 보고서 작성의 문제를 해결하기 위해 제안된 '보고서 품질 향상 연구팀'은 2007년 대통령 비서실에서 발족하였습니다. 이 연구팀의 배경은 보고서 형식이 통일되지 않고, 작성 및 처리 과정이 비효율적이라는 점에서 출발하였습니다. 이 팀은 '청와대 비서실의 보고서 작성법'이라는 책자를 발간하였으며, 일반인도 쉽게 활용할 수 있도록 기존 자료에 풍부한 사례를 보완하였습니다. 이를 통해 정책 결정자가 신속하고 정확하게 의사 결정을 할 수 있도록 지원하고자 하는 목적이 있습니다.

3. 보고서 작성의 문제점

• 3-1. 보고서의 기본적인 틀 미흡

• 보고서 양식이 제대로 갖추어지지 않은 경우가 많습니다. 제목이나 목차가 보고서 내용을 제대로 드러내지 못하거나, 누가, 언제, 어떤 목적으로 썼는지가 기재되지 않은 경우가 존재합니다. 또한 오탈자나 맞춤법, 시제 등이 틀린 경우가 있으며, 기승전결의 논리 체계를 갖추지 않거나 논리 전개가 뒤바뀌는 경우가 발생합니다. 그러므로 '표준서식'에 따라 보고서를 작성하는 것이 첫 번째 단계입니다.

• 3-2. 보고서 내용의 충실성 부족

• 보고서의 내용이 명확하지 않아 의사결정자가 이해하기 어렵게 되어 있으며, 자신의 주장을 담지 않고 다양한 견해 소개에 그치는 경우가 많습니다. 연구논문처럼 너무 깊이 다루거나 논문과 관련 없는 내용을 상세히 설명하는 경우도 존재합니다. 이는 보고서의 길이를 불필요하게 늘려 독자의 주의력을 떨어뜨릴 수 있습니다. 보고서의 각 문장은 새로운 시각과 정보를 담아야 합니다.

• 3-3. 보고서의 완결성 문제

• 보고서 작성 시 지나치게 압축하여 설명하는 경우가 발생하며, 보고 취지나 배경, 정책 이력을 작성하지 않거나 출처가 불분명한 자료를 인용하는 문제가 있습니다. 공무원들이 보고서를 간략하게 작성하려는 경향이 지나쳐 궁금증을 유발할 수 있으며, 해당 분야에 대한 전문지식이 요구되는 독자들에게 충분한 설명이 필요합니다.

• 3-4. 문제의식 부재

• 보고서에서 기존의 관행을 따르거나 구태의연한 방식으로 문제에 접근하는 경향이 있습니다. 현황, 문제점, 원인 등에 대한 분석이 부족하여 대안의 나열에 그치는 경우가 많습니다. 보고를 받는 사람은 보고서를 모두 읽고 나서 어떤 조치를 취해야 할지를 명확히 이해할 필요가 있습니다.

4. 보고서 작성의 기본 원칙

• 4-1. 보고서 작성 처리 및 표준 절차

• 보고서 작성의 첫 번째 단계는 보고 목표를 설정하고 구상하는 것입니다. 핵심 이슈를 정하고 그 이슈를 보고하는 이유와 목적을 명확히 해야 하며, 보고서를 누가 읽게 될 것인지와 사용될 위치를 파악하여 내용과 형식, 구체성과 분량을 조절해야 합니다. 또한, 수요자가 필요로 하는 최상의 보고 시기를 미리 판단하는 것이 중요합니다. 보고서 작성 후에는 제목, 작성 일자, 작성자 소속 등의 필수 항목을 점검하고, 결재 후 지시사항을 등록하고 이행 여부를 확인해야 합니다.

• 4-2. 보고서 전개방식과 표준서식

• 보고서 전개방식은 제목, 개요, 본문, 결론으로 구성됩니다. 제목은 20자 이내로 내용의 핵심을 전달해야 하며, 개요는 보고서의 취지와 핵심 내용을 간략히 요약해야 합니다. 본문은 육하원칙에 따라 작성하고, 결론은 실천 가능하고 구체적인 제안을 해야 합니다. 표준서식은 보고서의 머리말과 꼬리말을 포함하여 형식적인 요소들을 규정하고 있으며, 적절한 글자체, 크기, 숫자 및 일시 표기 방법 등을 명시합니다. 이러한 요소는 보고서가 독자에게 명확히 전달될 수 있도록 도와줍니다.

• 4-3. 보고서 내용 작성의 기본원칙

• 훌륭한 보고서는 보고하려는 목적이 분명히 드러나야 하며, 내용도 이 목적에 부합해야 합니다. 모든 관련 사실을 확인하고 재확인하여 정확한 정보를 담아야 하며, 보고서를 간결하게 정리하고 명료한 어휘를 사용해야 합니다. 전문용어나 어려운 단어는 지양하며, 필요할 때는 설명을 덧붙여야 합니다. 또한, 보고서 자체만으로 의사결정이 가능할 정도의 완결성을 갖추고 적절한 시점에 보고하는 것이 중요합니다.

5. 유형별 보고서 작성 방법

• 5-1. 정책보고서 작성 방법

• 정책보고서는 특정 정책을 제안하거나 분석하는 문서로, 작성 시 명확한 보고 목적과 정책 관련 정보를 정리해야 합니다. 정부 정책의 방향성, 배경, 목적, 예상 효과 등을 포함하여 작성하도록 합니다.

• 5-2. 상황 및 정보 보고서 작성 방법

• 상황 및 정보 보고서는 특정 사건이나 상황에 대한 정보를 제공하는 문서로, 사실 기반의 데이터를 활용하여 현황을 간결하고 명확하게 전달해야 합니다. 중요한 사실과 수치를 포함하고, 관련 배경 정보를 충분히 정리하여 독자가 상황을 쉽게 이해할 수 있도록 해야 합니다.

• 5-3. 회의 보고서 작성 방법

• 회의 보고서는 회의에서 논의된 내용을 정리하여 전달하는 문서로, 참석자 목록, 회의 목적, 주요 토의사항, 결론 및 후속 조치를 포함해야 합니다. 이 문서는 명확한 구조로 작성되어야 하며, 참석자들이 이해하기 쉬운 언어로 표현해야 합니다.

• 5-4. 행사 보고서 작성 방법

• 행사 보고서는 특정 행사에 대한 결과를 기록하는 문서로, 행사 개요, 참석자, 진행 경과, 쟁점 사항, 결론 및 향후 계획 등을 담아야 합니다. 행사의 목적과 의미를 강조하고, 참석자의 느낌이나 피드백을 포함하여 독자가 행사에 대한 전반적인 이해를 할 수 있도록 작성해야 합니다.

6. 보고서 작성 시 주의사항

• 6-1. 보고서 제목 및 목차 작성의 중요성

• 보고서를 작성할 때 제목은 독자가 보고서의 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 최대한 포괄적으로 작성되어야 하며, 20자 이내로 압축하는 것이 좋습니다. 제목은 보고서의 전반적인 취지와 핵심 내용을 분명히 전달해야 합니다. 또한 목차는 보고서의 구조를 명확히 하여 독자가 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 합니다. 보고서의 제목과 목차 부실은 독자의 이해를 방해하고 보고서의 중요성을 인식하지 못하게 하는 결과를 초래할 수 있습니다.

• 6-2. 보고서 내용의 명확성과 간결성

• 보고서 내용은 명확하고 간결해야 하며, 쓸데없이 긴 내용이나 모호한 표현은 피해야 합니다. 보고서의 각 문장은 새로운 정보를 전달해야 하며, 자기주장 없이 다양한 견해를 나열하는 데 그쳐서는 안 됩니다. 적절하게 압축된 내용은 독자가 쉽게 이해할 수 있도록 도와주며, 통상 보고서를 검토하는 의사결정자는 명확한 정보와 간결한 표현을 통해 신속하게 판단할 수 있어야 합니다.

• 6-3. 전문용어 사용 시 유의사항

• 보고서 작성 시 전문용어나 약어를 사용할 경우, 그에 대한 설명이 반드시 필요합니다. 보고서 수요자가 다양한 배경을 가지고 있을 수 있기 때문에, 전문적인 내용을 지양하고 누구나 이해할 수 있도록 작성해야 합니다. 필요시에 괄호를 활용하여 설명을 추가하고, 보고서 중간에 예시나 사례를 제시하는 것이 효과적입니다.

결론

• 리포트는 청와대 비서실의 보고서 작성법을 통해 보고서 작성의 중요성과 기본 원칙을 체계적으로 설명하며, 보고서가 효율적인 의사소통의 핵심 도구임을 강조합니다. 주요 발견으로는 보고서 작성의 문제점을 해결하기 위한 처리 절차와 표준 서식의 필요성을 들 수 있습니다. 리포트 작성 시 부족했던 양식의 통일성과 논리적 구성, 명확하고 간결한 내용 전달이 보고서의 품질을 높이는 핵심임을 전합니다. 그러나 아직 보고서 작성 시 전문 용어 사용과 정보의 정확성이 보완되어야 할 필요가 있습니다. 향후 보고서 품질 향상을 목표로 기본 원칙이 실무에 더 많이 적용되어야 하며, 이를 통해 국가적 정책 결정이 더욱 신속하고 정확하게 이루어질 수 있습니다. 이러한 원칙의 실질적 적용은 업무의 효율성을 높이고, 정책 운영의 성공적인 추진에 기여할 것입니다.

용어집

• 청와대 비서실 [조직]: 청와대 비서실은 대한민국 대통령을 보좌하는 기관으로, 효율적인 정책 결정을 위해 각종 보고서를 작성하고 관리하는 역할을 수행합니다. 보고서 작성의 표준화와 품질 향상을 통해 국가 정책의 신속하고 정확한 추진을 목표로 하고 있습니다.

출처 문서

• 청와대_비서실의_보고서_작성법 요약본 1 (1).pdfUID_07e25b27-e7bb-4699-94a7-a553ff216815_2024-11-14T06:58:42.833Z_청와대_비서실의_보고서_작성법 요약본 1 (1).pdf